Newsletter
Zespół prawników praktyki prawa pracy i ubezpieczeń społecznych w kancelarii SPCG świadczy kompleksowe usługi doradcze w zakresie indywidualnego i zbiorowego prawa pracy.
Sporządzamy dowolną dokumentację pracowniczą, doradzamy w negocjacjach ze związkami zawodowymi, wspieramy w rozwiązywaniu sporów. Posiadamy doświadczenie w transakcjach przejmowania całości lub części zakładów pracy w ramach reorganizacji lub nabywania przedsiębiorstw lub ich aktywów.
Na bieżąco analizujemy zmiany w uregulowaniach prawnych z zakresu prawa pracy oraz orzecznictwo i interpretacje w tym zakresie. Śledzimy też przebieg prac legislacyjnych dotyczących przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.
W niniejszym opracowaniu prezentujemy wybrane przez nas orzecznictwo, a także informacje o ważniejszych wprowadzonych lub planowanych zmianach w przepisach prawnych. Zapraszamy również na łamy naszego bloga, na których na bieżąco podejmujemy się interpretacji przepisów prawa, przede wszystkim z perspektywy przedsiębiorców.
Czy członek zarządu spółki może jednocześnie pełnić funkcję IOD?
Urząd Ochrony Danych Osobowych decyzją nr DKN.5131.7.2025 z dnia 12 września 2025 r. uznał, że prezes spółki nie może jednocześnie pełnić funkcji inspektora ochrony danych (dalej jako: „IOD”).
Uzasadnienia treści decyzji należy doszukiwać się w art. 38 ust. 6 Rozporządzenia z dnia z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: „RODO”). Przepis zezwala na wykonywanie przez IOD funkcji i zadań nienależących do zakresu działania inspektora. Stawia on jednak wymóg zachowania przez IOD bezstronności i niezależności. Wystąpienie konfliktu interesów uniemożliwiałoby efektywne sprawowanie przez niego swojej funkcji. Organ w uzasadnieniu decyzji wyjaśnia, że konflikt interesów może wystąpić m. in. w sytuacji, gdy osoba będąca IOD otrzymuje inne zadania lub obowiązki, które prowadziłyby do określania przez nią celów i sposobów przetwarzania danych osobowych u administratora lub jego podmiotu przetwarzającego. Zdaniem organu nadzorującego, Inspektor Danych Osobowych będący jednocześnie członkiem zarządu nie ma możliwości uniknięcia konfliktu interesu.
W omawianym stanie faktycznym organ UODO przytoczył sytuację, w której spółka przeprowadziła analizę oceny niezależności pełnienia funkcji IOD przez prezes zarządu. Analiza nie wykazała zagrożenia dla pełnienia tejże funkcji, z związku z czym członek zarządu wykonywał zadania IOD przez 6 lat. Co zaważył Urząd, analiza została zatwierdzona przez osobę, której bezpośrednio ona dotyczyła – prezes zarządu. Powyższe jest niemal podręcznikowym przykładem konfliktu interesów, a zarazem – jak czytamy w decyzji – jest bezsprzecznym przykładem potwierdzającym tezę, że łączenie stanowisk kierowniczych z pełnieniem funkcji IOD w ramach jednej struktury organizacyjnej jest niedopuszczalne.
Co więcej, w analizowanym dokumencie Administrator przyznaje, że ma świadomość, że co do zasady funkcja IOD oraz prezesa zarządu nie powinny być łączone, a mimo to w toku postępowania podtrzymywał, że prezes jest osobą wykwalifikowaną do pełnienia funkcji IOD i dlatego nie ma przeciwskazań, aby wykonywała te obowiązki.
W konsekwencji UODO nałożyło na spółkę administracyjną karę pieniężną w wysokości 11.365 zł. Organ orzekł, że naruszenie nie miało bezpośredniego związku z przetwarzaniem przez spółkę danych osobowych, a w związku z tym nie doszło to wyrządzenia szkody osobom fizycznym. Należało jednak wziąć pod uwagę umyślny charakter, wagę i czas trwania naruszenia, co uzasadniało nałożoną karę pieniężną.
Z treści opisanej decyzji wyłania się reguła, zgodnie z którą inspektorem danych osobowych nie może być osoba, która podejmuje wiążące decyzje w zakresie przetwarzania danych osobowych, a następnie dokonuje samodzielnej kontroli tychże decyzji. Dotyczy to zarówno prezesa zarządu spółki jak i każdej osoby na mającej realny wpływ na kwestie związane z RODO.
Link do treści decyzji UODO: https://tiny.pl/1nt6f088
MRPiPS wyłoniło uczestników pilotażu skróconego czasu pracy.
W dniu 15 października Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej poinformowało, że w naborze do pilotażu skrócenia czasu pracy wzięło udział blisko 2.000 pracodawców. Dzisiaj wiemy już, że w pilotażu weźmie udział 90 przedsiębiorstw i instytucji zatrudniających łącznie ponad 5 tys. pracowników.
Listę podmiotów wyłonionych do pilotażu podzielono na grupy PDK. I tak:
- w grupie I (przemysł, energia, rolnictwo, gospodarka wodna) znalazło się 14 organizacji;
- w grupie II (budownictwo, handel, transport, IT, finanse) znalazło się 20 organizacji;
- w grupie III (administracja, edukacja, zdrowie, kultura) znalazło się 56 organizacji.
Z zestawienia wynika, że najbardziej liczną grupę stanowi grupa III, w której ponad połowa to pracodawcy z sektora publicznego, m.in. gminy, powiaty, związki międzygminne, biblioteka publiczna, dom kultury czy miejski ośrodek pomocy społecznej. Okazuje się również, że w pilotażu wzięło udział jedynie 6 dużych przedsiębiorców.
Wyniki raportu budzą uzasadnione wątpliwości opinii publicznej, zgodnie z którymi wyniki pilotażu nie będą miarodajne. Testy nie ujawnią obszernych danych dotyczących przedsiębiorstw, których jest w Polsce najwięcej, np. przedsiębiorstw usługowych i które zmagają się z najbardziej powszednimi problemami współczesnego zatrudnienia – dostosowania struktur do przemian organizacyjnych i kadrowych, rosnących kosztów zatrudnienia, a to wszystko przy utrzymaniu poziomu zysków pozwalających na dalsze prosperowanie firmy. Kontrowersje budzi również zakwalifikowanie do pilotażu instytucji publicznie użytecznych (urzędów, ośrodków pomocy społecznej), których zadaniem jest działać w interesie mieszkańca i być dla nich dostępne.
Ministerstwo komunikuje, że pilotaż testowy rusza 1 stycznia 2026 r. Testy różnych form skrócenia czasu pracy będą trwały rok. Co do zasady skrócenie czasu pracy nie może wpływać na wynagrodzenie, lecz Ministerstwo obiecało wsparcie finansowe na rzecz pracodawców wynoszące 1 mln zł i nie więcej niż 20 tys. zł w przeliczeniu na pracownika.
Link do komunikatu MRPiPs: https://tiny.pl/kgghs763
Lista wyłonionych przez Ministerstwo podmiotów: https://tiny.pl/jv8r2_hb
Nowy projekt nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy.
Na stronie Rządowego Centrum Legislacji publikowano nową wersję projektu zmieniającego ustawę o Państwowej Inspekcji Pracy, o której pisaliśmy w wrześniowym newsletterze prawa pracy.
Jedną z wprowadzonym zmian jest wydłużenie terminu na odwołanie do głównego inspektora pracy od decyzji inspektora pracy, który zmienił umowę cywilnoprawną na etatową. W pierwotnej wersji projektu mowa była o 7 dniach, w nowej dano więcej czasu – do 14 dni.
Odstąpiono również od wprowadzenia zakazu zawierania ugody sądowej w sprawach związanych z przekształceniem umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę decyzją inspektora pracy. W nowej wersji projektu umożliwiono takie rozwiązanie, jednakże konieczna będzie zgoda Głównego Inspektora Pracy.
W nowym projekcie doprecyzowane została również kwestia skutków wstecznych natychmiastowej wykonalności decyzji PIP. Nowy projekt zakłada, że decyzja o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę będzie natychmiast wykonalna w zakresie prawa pracy od dnia doręczenia decyzji, zaś jeśli chodzi o kwestie podatkowe oraz ZUS, to skutki wsteczne powstają dopiero po uprawomocnieniu się decyzji lub wyroku sądu.
Ponadto, w kolejnym projekcie Ustawy, ograniczony został okres, za jaki może być wydana decyzja stwierdzająca ustalenie stosunku pracy do trzech lat wstecz. Wprowadzono również rozwiązanie, zgodnie z którym, rygor natychmiastowej wykonalności decyzji będzie mógł uchylić Główny Inspektor Pracy lub sąd.
W najnowszym projekcie przewidziano również trzy możliwości działania inspektorów w razie stwierdzenia nieprawidłowości:
- wydanie decyzji administracyjnej o zamianie umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę;
- skierowanie sprawy do sądu, aby to sąd ustalił, czy umowę cywilnoprawną należy przekształcić w umowę o pracę;
- wydanie polecenia, w celu usunięcia ujawnionych w trakcie kontroli uchybień w terminie 14 dni od wydania polecenia.
Istotną zmianą, jaką wprowadził ostatni projekt ustawy jest możliwość odpowiedzialności odszkodowawczej za błędne decyzje inspektorów pracy. Zgodnie z nowym brzmieniem przepisu, przypadku uchylenia decyzji przez Głównego Inspektora Pracy albo prawomocnego uchylenia decyzji przez sąd, stwierdzony w decyzji stosunek pracy trwał od dnia doręczenia pracodawcy decyzji do dnia jej uchylenia albo do rozwiązania stosunku pracy, jeśli rozwiązanie to nastąpiło przed wydaniem prawomocnego orzeczenia. Niniejszy przepis nie ogranicza roszczeń przeciwko Skarbowi Państwa za wydanie decyzji niezgodnej z prawem
Czytaj więcej na Prawo.pl
Link do projektu ustawy: https://tiny.pl/tdd8w09n
Zwolnienia lekarskie po nowemu. Długo wyczekiwane zmiany w ustawie systemowej.
W dniu 17 października 2025 r. do Sejm wpłynął projekt ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (dalej jako: „Projekt), który został skierowany do pierwszego czytania na posiedzeniu.
Celem zmian jest ujednolicenie zasad kontroli zwolnień lekarskich oraz sposobu wydawania orzeczeń lekarskich przez lekarzy orzeczników. Przewidywanym ich skutkiem jest:
- usprawnienie kontroli przeprowadzanych przez ZUS;
- uzupełnienie braków kadrowych panujących wśród lekarzy ZUS poprzez uatrakcyjnienie warunków zatrudnienia;
- zapewnienie ubezpieczonym możliwości świadomego korzystania ze zwolnienia lekarskiego bez obaw o utratę prawa do zasiłku chorobowego.
Zakres zmian
Z obecnego stanu prawnego wynika, że ubezpieczony wykonujący w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystujący zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia. Niedookreślone znaczenie „pracy zarobkowej” oraz „aktywności niezgodnej z celem zwolnienia od pracy” powoduje, że wskazówek interpretacyjnych możemy doszukiwać się w orzecznictwie, a te z kolei bywa niejednolite.
Zaproponowano dodanie do ustawy art. 17 ust. 1a, który definiuje pracę zarobkową jako każdą czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od stosunku prawnego będącego podstawą jej wykonania, z wyłączeniem czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności. Jednakże, istotną okolicznością nie może być polecenie pracodawcy.
Z kolei aktywnością niezgodną z celem zwolnienia od pracy są wszelkie działania utrudniające lub wydłużające proces leczenia lub rekonwalescencję, z wyłączeniem zwykłych czynności dnia codziennego lub czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności (art. 17 ust. 1b).
Incydentalne podjęcie czynności związanej z wykonywanym zawodem (np. odpowiedź na mail kontrahenta) nie będzie skutkowało odebraniem prawa do świadczenia. Do sytuacji jednorazowych nie należy jednak polecenie pracodawcy.
Wyrażenie „aktywność niezgodna z celem zwolnienia od pracy” jest spójne z utrwaloną już linią orzeczniczą, zgodnie z którym rozumie się ją jako wszelkie działania opóźniające lub utrudniające przywrócenie pełni zdrowia. Przepis wyłącza z tego zakresu czynności rutynowe lub incydentalne – jak np. poddanie się zabiegowi czy wyjście na zakupy.
Istotną zmianą jest dodanie art. 17 ust. 1c, zgodnie z którym, w przypadku wykonywania pracy u kilku różnych pracodawców, niezdolność do pracy powinna zostać poświadczona odrębnym zwolnieniem lekarskim dla każdego z tych etatów. Jednocześnie dopuszcza się możliwość wykonywania pracy u innego pracodawcy (płatnika składek), jeśli rodzaj wykonywanej pracy na to pozwala. W konsekwencji, jeśli pracownik uległ wypadkowi, podczas którego zranił sobie nogę nie powinien on świadczyć pracy, która wymaga od niego wyjazdów w delegacje, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby czynności biurowe u innego pracodawcy wykonywał w ramach home office. Zmiana daje jasny komunikat, że do obowiązków ZUS-u nie należy skontrolowanie czy pracownik wykonuje pracę w ramach innych stosunków pracy, a jedynie zbadanie, czy praca ta może być świadczona w warunkach zwolnienia lekarskiego.
Przepisy regulujące sposób postępowania ubezpieczonego w trakcie zwolnienia lekarskiego budzą stale wątpliwości zarówno u samych ubezpieczonych jak i u ZUS. Proponowane zmiany zapewnią większą swobodę pracownikom, gdyż np. odbycie telefonicznej rozmowy służbowej podczas L4 nie będzie stanowiło dla niego groźby utraty prawa do zasiłku. Wątpliwość jednak może budzić, czy każde wydanie przez pracodawcę polecenia nie może być utożsamiane z istotną okolicznością. Hipotetycznie może dojść do sytuacji, w której pracodawca skontaktuje się z ubezpieczonym w celu wydania mu nagłych dyspozycji, ponieważ jest on jedynym wykwalifikowanym w tym zakresie pracownikiem.
Zgodnie z komunikatem opublikowanym na oficjalnie stronie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów zmiany w znacznej większości wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2026 r. W ustawie przewidziano kilka wyjątków, m. in. dotyczących możliwości wykonywania pracy u jednego pracodawcy, podczas gdy pracownik korzysta ze zwolnienia w innym miejscu. Te i inne zmiany wejdą w życie po 12 miesiącach od dnia ogłoszenia Ustawy.
Link do druku sejmowego: Druk nr 1856 – Sejm Rzeczypospolitej Polskiej
Link do procesu legislacyjnego Rządowego Centrum Legislacji: Projekt
Sejm przyjął ustawę o układach zbiorowych.
W dniu 15 października 2025 r. Sejm przyjął ustawę o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (dalej jako: „Ustawa”). O proponowanych zmianach pisaliśmy szerzej w lipcowym newsletterze prawa pracy.
Sejm przyjął poprawki złożone przez koło Razem, zgodnie z którymi uprawnionymi do rokowań nad zawarciem zakładowego układu zbiorowego pracy są – oprócz pracodawcy oraz zakładowych organizacji związkowych – także międzyzakładowe organizacje związkowe. Przyjęto również poprawkę Lewicy doprecyzowująca proces rozpoznawania spraw sądowych w sprawie zgodności układu zbiorowego pracy.
Ustawa dostosowuje polskie prawo do Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2041 z dnia 19 października 2022 r. w sprawie adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w Unii Europejskiej
Nowe przepisy mają ułatwić zawieranie i rejestrowanie układów zbiorowych pracy, a tym samym ich promowanie i rozwój.
Zgodnie z ustawą, partnerzy społeczni będą mogli wspólnie decydować, w jakim zakresie układ zbiorowy pracy może inaczej regulować warunki pracy niż przepisy ustawowe. Utrzymana zostanie tzw. zasada korzystności. Polega ona na tym, że ustalenia nie mogą być gorsze dla pracownika niż prawo pracy.
Zgłoszenie układu do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy będzie odbywać się przez system teleinformatyczny. W ewidencji wpisane będą także porozumienia zbiorowe zawarte przez co najmniej dwóch pracodawców. Zgłoszenia w takim przypadku dokonuje jeden z nich lub organizacja pracodawców.
Regulacja przewiduje też możliwość mediacji w razie sporu. Mediator dawałby gwarancję bezstronności i pomagał w osiągnięciu rozwiązań korzystnych dla obu stron.
Czas obowiązywania układu zbiorowego ma być elastyczny. Oznacza to, że strony podejmujące negocjacje będą mogły wybrać zawarcie układu na czas określony z możliwością przedłużania okresu jego obowiązywania. Możliwe będzie także zawarcie układu na czas nieokreślony.
W środę 29 października 2025 r. Senat podjął uchwałę o przyjęciu ustawy z poprawkami. Poprawki o charakterze legislacyjnym biura legislacyjnego Senatu zostały wcześniej zaproponowane przez senackie Komisje Edukacji oraz Rodziny, Polityki Senioralnej i Społecznej, które na wspólnym posiedzeniu rozpatrzyły ustawę o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych przygotowaną w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Sejm przyjął poprawki Senatu. Ustawa trafi do podpisu Prezydenta.
Nowe przepisy mają wejść w życie po 14 dniach od ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
Prezydent podpisał nowelizację Kodeksu Pracy dotyczącą sposobu naliczania stażu pracy.
Prezydent Karol Nawrocki w dniu 22 października 2025 r. podpisał nowelizację Kodeksu pracy. Zmiana zakłada, że do stażu pracy wliczane będą m.in. okresy przepracowane na umowach cywilnoprawnych czy w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Szerzej o wprowadzonych zmianach pisaliśmy we wrześniu.
Kancelaria prezydenta w informacji o podpisanej ustawie zaznaczyła, że nowe przepisy w dużej mierze zlikwidują nierówności w traktowaniu pracowników ze względu na rodzaj wcześniej podejmowanej przez nich aktywności zawodowej.
Ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw w dniu 23 października 2025 r. Przypominamy, że ustawa wejdzie w życie w dwóch etapach – dla sektora publicznego z początkiem 2026 r., a dla sektora prywatnego – pierwszego dnia miesiąca po upływie sześciu miesięcy od ogłoszenia, a więc 1 maja 2026 roku.
Przechowywanie papierowych zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych przechodzi do historii.
20 października 2025 r. w Dzienniku Ustaw opublikowano tekst ustawy z dnia 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Ustawa uchyla art. 36 ust. 8 ustawy systemowej, który stanowi, że w przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat. Oznacza to, że od teraz płatnicy składek (w tym pracodawcy, osoby samozatrudnione) nie będą musieli archiwizować duplikatu zgłoszenia do ZUS. W ocenie ustawodawcy wymóg ten powodował namnażanie się dokumentów w formie papierowej, pomimo tego, że widnieje on również w systemie. Ustawa to kolejny przejaw realizowania przez rząd polityki deregulacyjnej.
Ustawa weszła w życie po upływie 14 dni po jej ogłoszeniu. Oznacza to, że zmiany obowiązują już 4 listopada 2025 r.
Link do ogłoszonego tekstu ustawy: https://tiny.pl/m9g6zfgf
Nadzór merytoryczny: adw. Adam Kostrzewa, Partner.
